El uso de documentos electrónicos en el funcionamiento de cualquier empresa es una oportunidad perfecta para reducir gastos en suministros de oficina y para acelerar el intercambio de información con las filiales y socios, mediante el envío de archivos a través de Internet. En este artículo le presentamos una comparación entre los dos formatos más populares para los sistemas de flujo de documentos digitales.
Word Document y PDF: viejos rivales
El formato usado con mayor frecuencia para trabajar con documentos es Word Document (archivos con la extensión .doc). Este es el formato estándar creado mediante el programa Microsoft Word. Su popularidad viene completamente determinada por la popularidad de este procesador de texto. La historia del formato Word Document empezó al mismo tiempo que el programa Microsoft Word, que en su momento fue el editor general para la creación de textos. Desde entonces, cada nueva versión de Microsoft Word ha traído una nueva versión del formato que, aunque de forma gradual, siempre ha sido diferente de la anterior. Al mismo tiempo, Microsoft Word no se preocupó demasiado de la compatibilidad retrospectiva. Esto significa que un archivo creado y formateado con la última versión del editor Word, podía aparecer de forma diferente en todas las versiones anteriores.
Otro aspecto del formato Word Document es que es un formato cerrado. Microsoft desarrolló el formato Word Document especialmente para usarlo en su procesador de texto y, por lo tanto, es un formato propietario. Las especificaciones del formato Word Document no son públicas. Los únicos que tienen acceso a ellas son los socios oficiales de Microsoft Corporation, así como los gobiernos de algunos países. Una excepción son las especificaciones del formato para los documentos de Microsoft Word 97 que, en 1998, se publicaron en los contenidos de la documentación de Microsoft Office Development Office 97. Debido a su naturaleza cerrada, es muy difícil seguir el desarrollo del formato Word Document. Se sabe que durante un largo periodo no sufrió cambios radicales, y que sólo con Microsoft Office 2007 apareció un nuevo formato de Word Document, basado en la tecnología XML.
Otro formato de amplia difusión para el almacenamiento de documentos electrónicos es PDF (Portable Document Format). PDF fue desarrollado por Adobe Systems. Su principal objetivo era representar de forma electrónica cualquier producto gráfico. Se presentó por primera vez en 1991, y en la exposición Comdex Fall de 1992 recibió el título de «lo mejor de Comdex». Desde entonces, el formato PDF ha cambiado de forma notable. Aparecieron nuevas versiones en 1994, 1996, 1999 y 2001, cada una de las cuales incluía el soporte de nuevas funciones como vínculos externos, hilos de artículos, colores independientes del dispositivo, espacio de color CMYK, rasterización y sobreimpresión, colores basados en ICC, fuentes CID de 2 bytes y muchas otras.
La principal característica del formato PDF es su independencia del dispositivo y la plataforma. Esto significa que un documento de cualquier formato se puede abrir en un equipo que ejecute cualquier sistema operativo (con la ayuda del software correspondiente) y el documento que aparecerá será exactamente el mismo que aparecía en el equipo donde se ha creado. Esta es la principal ventaja de PDF. Gracias a este formato, documentos de cualquier tipo son mucho más prácticos tanto para la creación de archivos electrónicos para uso interno de una compañía como para el intercambio de información con los socios y filiales.
Procesamiento electrónico de datos: ¿Word Document o PDF?
El proceso general de trabajo con documentos electrónicos se puede dividir en tres fases básicas:
creación,
transmisión (envío a las personas designadas, publicación, etc.) y
almacenamiento. Para la primera fase, el formato Word Document presenta ventajas claras. El procesador de texto Microsoft Word es el producto líder en el área del software utilizado para la creación de documentos y está instalado prácticamente en todos los equipos de oficina. Es fácil de usar, tiene una amplia lista de funciones y se puede decir que, desde hace tiempo, se ha convertido en el estándar de facto. Al mismo tiempo, los editores de funcionalidad completa para la creación de archivos PDF simplemente no existen. Incluso las versiones profesionales de Adobe Acrobat sólo permiten hacer cambios mínimos a un documento ya existente (por ejemplo, rellenar un formulario, agregar comentarios, etc.). En otras palabras, para recibir un archivo en formato PDF, es necesario crearlo primero en otro formato y después convertirlo a PDF con la ayuda de algún tipo de software. Naturalmente, para el usuario final no resulta muy cómodo.
No obstante, en la fase siguiente,todas las ventajas caen de lado del formato PDF. Examinemos esto en detalle.
Por supuesto, la primera ventaja es la independencia de plataforma. No importa qué equipos usen en la oficina de sus socios o qué sistemas operativos ejecuten. Tampoco qué tipo de software tengan instalado para la lectura de archivos PDF. En cualquier caso, siempre podrán ver y, si es necesario, imprimir los documentos de forma fiel al original. Por el contrario, si utilizan el formato Word Document, es mejor que ambas partes usen la misma versión de software. En realidad, este mismo problema con las versiones para la lectura de los archivos se aplica también al formato PDF. Sin embargo, en este caso el software es gratuito. Si surge la necesidad, siempre se puede descargar una nueva versión de Internet.
Una segunda ventaja de PDF es que el software para ver los archivos guardados en este formato es gratuito. Cualquier persona o empresa puede, sin costo alguno, descargar el programa Acrobat Reader de Internet, y usarlo para trabajar con documentos electrónicos. Este resulta especialmente cómodo en el caso de intercambios de información en un sólo sentido.
Una tercera ventaja del formato PDF es que enviar archivos a los socios o clientes es seguro. El hecho es que los documentos creados por Microsoft Word suelen convertirse en portadores de diversos virus. Además, a veces es necesario usar defensas integradas para protegerse de acceso no autorizados. En este sentido, PDF tiene alguna ventaja, ya que sus especificaciones han sido investigadas por muchos desarrolladores y expertos independientes de software del área de seguridad de la información, quienes han confirmado la ausencia de vulnerabilidades y "puertas traseras".
PDF tiene una cuarta ventaja. El formato PDF está estandarizado por ISO (International Organization for Standardization) para el almacenamiento en archivo de documentos electrónicos y el intercambio de información entre empresas. Además, los representantes de Adobe han anunciado que tienen previsto enviar las especificaciones de las nuevas versiones de su formato a la AIIM (Association for Information and Image Management), que intenta promoverlo como el estándar general para la implementación de procesamiento de datos electrónicos. Si esto se lleva a cabo, lo que es altamente probable, el uso de la tecnología PDF para el procesamiento de datos electrónicos se institucionalizará a nivel mundial.
Todas estas ventajas del formato PDF también son relevantes para la tercera fase del procesamiento de datos, el almacenamiento de documentos electrónicos. De esta forma, tenemos una situación interesante. Por un lado, es mejor crear documentos en formato Word Document. Por otro lado, para el envío y almacenamiento de estos documentos, PDF es el formato más adecuado. Por supuesto, es posible elegir cualquier otra tecnología y asumir sus ventajas y desventajas. Sin embargo, es mejor usar un método combinado para el procesamiento de datos: crear los archivos en formato Word Document y, antes de enviarlos o almacenarlos en un archivo, convertirlos a PDF. Esto permite disponer de las ventajas de ambas tecnologías y evitar sus aspectos negativos. Como resultado, las compañías se ven con la tarea de convertir los archivos DOC al formato PDF.
¿Cómo convertir Word Document a PDF? Un trabajo sencillo.
Cuando se trata de resolver la tarea de convertir documentos del formato Word Document al formato PDF a nivel corporativo, lo primero es tener en cuenta la
comodidad para los usuarios finales. Este proceso se debe automatizar al máximo, de forma que un empleado pueda llevarlo a cabo, literalmente, presionando un botón. Un ejemplo claro de esta solución es el producto Universal Document Converter. Básicamente, es una impresora virtual. Esto significa que después de instalar el software, aparecerá otro "dispositivo de impresión" en el sistema operativo. Este dispositivo es accesible desde cualquier programa, incluido Microsoft Word. Cuando el usuario envía un documento a esta impresora virtual, inicia un proceso de conversión. Este método minimiza el tiempo que dedican los empleados de una compañía a la conversión de archivos del formato Word Document a PDF y, por lo tanto, reduce los gastos financieros generales.
Las compañías tienen a veces la necesidad de realizar una
conversión masiva de documentos de formato Word Document al formato PDF. Una posible solución a esta tarea es abrir metódicamente cada archivo, uno tras otro, e imprimirlos en la impresora virtual. Sin embargo, esto resulta bastante incómodo y laborioso. Por lo tanto, para acelerar el proceso de conversión masiva se puede usar una utilidad para la impresión por lotes, por ejemplo, el programa PrintConductor. Su funcionamiento se basa en algo muy simple. El usuario sólo tiene que indicar una lista de documentos que se deben imprimir y el dispositivo en el cual se debe realizar esta impresión. Naturalmente, la impresora elegida será la impresora virtual Universal Document Converter y como resultado recibiremos una conversión en lote de los archivos de formato Word Document al formato PDF.
De esta manera, gracias a un software económico (la utilidad PrintConductor es gratuita) y fácil de usar, cualquier empresa puede disfrutar de las ventajas de los formatos Word Document y PDF y dejar de lado sus desventajas.
Marat Davletkhanov
A solicitud de fCoder Group, Inc.
