Hoy por hoy, el correo electrónico se ha convertido en uno de os principales medios para el intercambio de documentos entre empresas. Naturalmente, hablamos de documentos que no requieren firmas o sellos reales, por ejemplo, facturas de bienes y servicios. No sólo eso: muchas empresas tienen necesidad de enviar diversos tipos de documentos específicos: esquemas, planos de diseños, etc. No hay nada sorprendente en esto: el correo electrónico permite acelerar notablemente y reducir el costo del intercambio de información. No obstante, hay algunas complicaciones en el uso del correo electrónico para el envío de documentos.
Para empezar, muchas personas envían documentos en los formatos "nativos" en que se crearon. Para ellas, este opción es la más sencilla. Sin embargo, esta solución puede causar serios problemas a los destinatarios. Después de todo, abrir ese archivo requiere, en muchos casos, disponer exactamente del mismo software, algo que no suele ser habitual. El uso de diferentes versiones de los productos de software o de programas alternativos puede causar alteraciones en los documentos originales. Por ejemplo, es posible que las cuentas creadas en un software especial de contabilidad y que se convierten al formato Microsoft Excel XLS no aparezcan de forma adecuada ante el destinatario. Esta no es la única dificultad. Es posible que las personas que reciben documentos enviados en su formato original, los alteren de forma intencional o accidental. En algunos casos, esto no es importante, pero en otros, garantizar la protección de los documentos originales es de vital importancia.
La única forma de resolver los problemas mencionados es enviar los documentos originales en un formato de amplia distribución y con protección antes los cambios. La mayoría opta por los archivos PDF o las imágenes JPEG. Los documentos en estos formatos pueden verse, y si es necesario imprimirse, con la ayuda de un software gratuito instalado prácticamente en cualquier equipo. Además, no se pueden hacer cambios en los archivos de estos formatos. En general, esta solución es apropiada para eliminar todas las desventajas del uso del correo electrónico para el intercambio de documentos. No obstante, para ponerla en práctica, es necesario organizar la conversión de diversos archivos a los formatos PDF o JPEG.
Tradicionalmente, esta tarea se realiza de la siguiente forma. Primero, el documento se crea mediante la aplicación nativa. Luego se imprime en papel y, a continuación, se digitaliza en los formatos PDF o JPEG. Hay tres desventajas en esta solución: primero, la gran cantidad de tiempo que demanda este método de "conversión". Segundo, se incurre en grandes gastos: papel (que se tira 5 minutos después de la impresión), suministros de oficina y recursos. En tercer lugar, es extremadamente incómodo para los empleados que tienen que realizar todo el trabajo de forma manual y controlar físicamente la calidad de la "conversión".
Afortunadamente, el proceso de convertir documentos en los formatos que se requieren se puede automatizar fácilmente. En particular, una solución perfecta para esta tarea es el programa Universal Document Converter que, básicamente, es una impresora virtual que en lugar de imprimir los archivos que le llegan, los convierte a un formato diferente. Usar Universal Document Converter aporta muchas ventajas interesantes. Por un lado, puede convertir prácticamente cualquier documento que se puede imprimir. Por otro, Universal Document Converter, a diferencia de la mayoría de los competidores, puede convertir documentos no en uno, sino en varios formatos de amplio uso: PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF, BMP. Esto permite a las empresas utilizarlo no sólo para el envío de documentos por correo electrónico, sino también para una variedad de usos empresariales.
La tercera ventaja de Universal Document Converter es que resulta muy sencillo de usar. La conversión de documentos con este programa no es más complicado que imprimirlos en una impresora común. Naturalmente, todos los usuarios pueden hacer esto, incluso aquellos que se encuentran aprendiendo a usar un equipo. Además, el programa tiene algunas funciones especiales que simplifican aún más el proceso de conversión. Estas incluyen, por ejemplo, soporte de perfiles (una colección almacenada de parámetros, una característica óptima para resolver una tarea específica) y la vista previa (una imagen que refleja rápidamente la influencia de diversos parámetros en el resultado de la conversión).
Otra ventaja de Universal Document Converter son las características orientadas haacia el uso corporativo, en particular la posibilidad de utilizarse en red. Esto hace posible minimizar la carga de las estaciones de trabajo e incrementar la productividad. Otra característica es la presencia de una interfaz com. Esto permite integrar el producto en el sistema de información de la empresa y automatizar completamente el proceso de envío de documentos. Por ejemplo, es posible configurarlo para que los usuarios puedan elegir el destinatario del archivo en los parámetros de impresión. En ese caso, inmediatamente despues de convertir el documento se enviaría a la dirección de correo electrónico indicada.
En resumen, Universal Document Converter es una herramienta versátil que se puede usar para el envío de documentos por correo electrónico y para lograr que el proceso sea más rápido, eficaz y económico.
