Los agentes de RR.PP. y los departamentos de marketing de las empresas utilizan diversas herramientas en su trabajo. Una de ellas es el proceso de recorte de prensa de los medios de comunicación. Este término describe la recopilación y análisis de los materiales que se publican en la prensa electrónica. Básicamente, consiste en la supervisión constante de las publicaciones pertinentes y la presentación y análisis de la información necesaria para el cliente y la administración.
El proceso tradicional de recorte de prensa
Realizar el recorte de prensa en los medios de comunicación es una tarea laboriosa. Si no fuese tan importante (los resultados del análisis de los recortes de prensa se usan para corregir las estrategias de RR.PP. y empresarial de las compañías), es probable que pocas empresas lo llevarían a cabo.
Esto es así porque supone la supervisión manual, física y diaria de todos los proyectos analizados y, por lo tanto, solamente las personas pueden realizar de forma completa una selección de calidad de los materiales necesarios.
En segundo lugar, se deben procesar los artículos seleccionados. Deben llevarse a un solo formato que conserve la apariencia original y, al mismo tiempo, garantice que puedan verse e imprimirse en el equipo del cliente.
Por lo general, el procesamiento de estos artículos se realiza en dos fases. Primero, se imprimen en una impresora de oficina. Luego, los artículos impresos se digitalizan al formato PDF y se envían al cliente o al departamento de administración.
Por desgracia, este método presenta bastante desventajas.
Por un lado, la calidad de las copias resultantes de las publicaciones se ve afectada negativamente. Después de todo, en la gran mayoría de los casos, se usa equipamiento de oficina común. Este equipamiento es perfecto para la impresión y digitalización de documentos ordinarios de texto, pero resulta insuficiente para trabajos de calidad con imágenes. Sin mencionar el hecho de que los artículos suelen imprimirse en impresoras láser en blanco y negro. De este modo, los archivos que se envían a PDF carecen completamente de color. Como resultado, la baja calidad de los documentos no satisface a los clientes.
En segundo lugar, el método anterior requiere una cantidad apreciable de trabajo manual. El diseño de las páginas web de los diferentes medios de comunicación son bastante distintos unos de otros. Y son muy pocos lo que, al imprimirse, se adaptan bien a la hoja de papel estándar A4. Por lo tanto, se debe encontrar la forma óptima para que cada artículo individual encaje correctamente en el papel. Por desgracia, esto no siempre es posible...
La digitalización de los artículos impresos requiere incluso más tiempo. Se debe colocar cuidadosamente cada documento, iniciar el proceso de digitalización y esperar a que termine. Después, hay que cargar el escáner con la siguiente hoja y así sucesivamente... La tarea es incluso más complicada si el material impreso no encaja en el ancho de la página. En este caso, no se imprimirá el lado derecho del documento. Por supuesto, es posible imprimir los artículos en papel de formato A3, pero las impresoras y escáneres de este formato son dispositivos muy caros.
El resultado es que el proceso de recorte de prensa tradicional demanda una gran cantidad de tiempo y la productividad del especialista que realiza esta tarea está lejos del ideal necesario.
Otra desventaja el método tradicional es el alto nivel de gastos en materiales consumibles para la impresión de artículos: el papel, la tinta, los cartuchos de impresora, etc. Lo peor es que estas hojas de papel se convierten en inservibles después de su digitalización. Literalmente, hay que desecharlas media hora después de imprimirlas.
Claro que es el cliente quien paga estos materiales consumibles. Sin embargo, nunca está demás reducir los gastos del servicio para lograr el aumento de los beneficios de su empresa o para ganar una ventaja competitiva.
La automatización del proceso de recorte de prensa
Como hemos mencionado, el proceso de recorte de prensa consiste en dos fases. La búsqueda y selección de los materiales es casi imposible de automatizar. No obstante, la preparación de los artículos encontrados en Internet y su envío al cliente se pueden organizar de forma diferente
Para esta tarea necesitamos el programa Universal Document Converter. Lo característico de este programa es que funciona como una impresora virtual. Esto hace posible convertir documentos desde cualquier programa desde el cual se puede imprimir información en papel (incluyendo los exploradores), y hacerlo con una facilidad de uso inédita.
El proceso de recorte de prensa mediante Universal Document Converter se realiza de la siguiente forma:
- Se examinan los sitios en Internet de los medios de comunicación que son de interés para el cliente.
- Todos los materiales seleccionados se imprimen desde la ventana del explorador usando Universal Document Converter como una impresora, con los parámetros de archivo de salida configurados de forma apropiada.
Se debe mencionar que Universal Document Converter permite agregar nuevas páginas a los archivos ya existentes. Esto hace posible crear un documento PDF que contenga todos los artículos de un periodo concreto o de todas las publicaciones de un determinado recurso de Internet.
El uso de Universal Document Converter para los recortes de prensa resuelve todos los problemas del método tradicional. En primer lugar, la calidad de los documentos PDF resultantes se corresponde perfectamente con el material original. Durante el proceso de conversión, el formato y el esquema de colores de la publicación permanece inalterable. En segundo lugar, el tamaño de las páginas de salida se puede cambiar en la configuración del proceso de conversión. De este modo, se puede poner todo un artículo original en una página del archivo de salida o convertir un volumen considerable de material en un documento PDF multipágina.
El hecho de no tener que imprimir ni digitalizar los documentos durante el proceso de recorte de prensa permite reducir los gastos en papel y tinta, así como minimizar el uso del equipamiento de oficina. Por lo tanto, Universal Document Converter logra un ahorro considerable en materiales consumibles. Además, la reducción del consumo de papel no sólo es una reducción de los gastos generales de la compañía, sino también contribuye al cuidado del medio ambiente.
Y por supuesto, Universal Document Converter le permite incrementar de forma notable la eficiencia de los empleados que realizan el trabajo de recorte de prensa. Esto se consigue a través de la automatización del procesamiento de los materiales seleccionados y la eliminación del trabajo manual.
En conclusión
El recorte de prensa de los medios de comunicación online es una tarea exigente y que demanda mucho tiempo. Muchas agencias de RR.PP. lo resuelven mediante el trabajo manual por parte de los empleados. Sin embargo, parte de este trabajo se puede automatizar. El uso de Universal Document Converter permite ahorrar tiempo en este trabajo y aumentar la calidad de los informes que se envían a los clientes, así como reducir los gastos generales de la compañía.
