Como regla, en el proceso de adopción de un sistema de gestión de documentos electrónicos, suele ser necesario realizar la digitalización del archivo actual de documentos. El programa Universal Document Converter resulta ideal para resolver esta tarea y permite conseguir importantes recortes en los costos al implementar una solución.
Actualmente, muchas empresas están adoptando sistemas de gestión de documentos electrónicos. Después de todo, no utilizar papel no sólo acelera la búsqueda de documentos en el archivo, sino que también ahorra dinero en consumibles para impresoras. Además, se gana el espacio de trabajo que antes ocupaban los estantes de archivos llenos de documentos.
Como regla, la base de un sistema de gestión de documentos electrónicos es el formato de archivo PDF, cuya principal ventaja es la independencia de plataforma, algo que garantiza la posibilidad de ver el documento PDF en cualquier equipo que ejecute cualquier sistema operativo.
Externalizar la conversión de documentos en papel a PDF
Existen numerosas empresas que ofrecen servicios de digitalización de documentos. Su trabajo es digitalizar todos los documentos del archivo de una compañía y convertirlos a PDF. A primera vista, esta decisión parece atractiva ya que la compañía cliente se libera de un trabajo rutinario. No obstante, esta solución presenta varios inconvenientes.
Por un lado, es necesario comprobar cuidadosamente los resultados del trabajo realizado. En algunos casos, hay posibilidad de que errores por parte de los contratistas puedan ocasionar la pérdida de documentos o dar lugar a confusiones.
Por otra parte, en cualquier empresa existen documentos en el archivo cuya pérdida significaría una catástrofe. Esto no sólo incluye documentos bancarios o financieros, sino también documentación técnica no patentada por diversas razones.
La conclusión es que la conversión del archivo de una compañía al formato digital debe realizarse, al menos parcialmente, de forma independiente y utilizando los recursos propios.
Digitalizar los documentos de forma independiente
Básicamente, la tarea de digitalizar documentos puede resumirse a dos tareas principales: la digitalización de los originales en papel y su conversión a PDF.
La primera de estas tareas se resuelve mediante la ayuda de dispositivos de digitalización. La mayoría de empresas dispone de escáneres, por lo tanto, no habrá problema para convertir los documentos en papel al formato electrónico.
Las dificultades suelen aparecer durante la segunda fase, al convertir las hojas digitalizadas al formato PDF. El problema es que, en la mayoría de las empresas, los escáneres son bastante antiguos. Son dispositivos que pueden funcionar sin problemas durante años. No obstante, el software para escáneres antiguos no admite el formato PDF.
Frente a esta situación, muchas empresas se deshacen de sus viejos escáneres y compran otros nuevos que puedan digitalizar a PDF. Es una solución que puede acarrear costos importantes en equipamiento. El volumen de gastos crece exponencialmente el archivo incluye planos o gráficos de gran tamaño, puesto que los escáneres de ese formato son extremadamente caros y actualizarlos para que puedan digitalizar a PDF y no sólo a TIFF puede significar también un gasto considerable.
Es más, cuando el archivo ya se ha escaneado, los nuevos escáneres ya no tienen razón de ser. Después de todo, digitalizar nuevos documentos ya no será necesario en el futuro.
Optimización de los gastos
Se puede evitar incurrir en gastos relacionados con la sustitución de los escáneres si la conversión de los documentos en papel a PDF se divide en dos etapas:
1. La digitalización de documentos en un formato de imagen que admita el antiguo escáner (por ejemplo, TIFF o mapa de bits).
2. La conversión de los documentos escaneados a PDF.
Para solucionar esta segunda tarea, fCoder Group, Inc. recomienda el uso de Universal Document Converter. Se trata de una impresora virtual que puede convertir cualquier tipo de documento al formato PDF.
En este caso, el procedimiento para la digitalización de documentos se hará de la siguiente forma: los empleados de la compañía digitalizan los documentos y, a continuación, los imprimen en la impresora virtual con el nombre "Universal Document Converter", que convierte estos documentos al formato PDF. Los guardarán en el servidor de archivos, el centro de almacenamiento para el archivo de documentos electrónicos.
Este método no requiere de la compra de nuevos escáneres ya que todo el trabajo se realiza mediante los dispositivos actualmente disponibles. Además, Universal Document Converter resultará útil en el futuro ya que se utilizará para convertir a PDF no sólo los archivos de imagen, sino también documentos de cualquier tipo.
