Construir un sistema para archivar documentos es muy sencillo. Configure Universal Document Converter como la "puerta de entrada" para el envío de documentos al archivo, tome asiento y disfrute del imperio de la armonía.
Los archivos electrónicos modernos tienen muchas ventajas sobre sus antepasados en papel. No requieren edificios separados ni un personal de documentalistas, y es mucho más fácil buscar información. Además, los archivos electrónicos nos ayudan a conservar los bosques, ya que un número infinito de documentos se guarda exclusivamente en formato electrónico. No obstante, contrario a una extendida opinión, crear el caos en un archivo electrónico es también bastante sencillo.
Si el caos en un archivo de papel puede deberse al enorme número de documentos individuales, la confusión en un archivo electrónico tiene como origen la diversidad de formatos de los documentos electrónicos. Puede parecer que lo simple es almacenar los documentos en el mismo formato en que se crearon: dibujos en DWG, textos en DOC, tablas en XLS, etc. No obstante, este método en la formación de un archivo corporativo tiene algunas importantes desventajas. La principal es la baja probabilidad de que cada usuario del archivo disponga de los programas instalados necesarios para abrir y visualizar todos los archivos de los formatos mencionados. Además, el tiempo no pasa en vano, y los documentos que ya tienen algunos años pueden hacerse inaccesibles, dado que la empresa puede haber dejado de usar el software que se utilizó para crear esos documentos. También hay que anotar que algunos documentos pueden contener estructuras de archivo complicadas. Por ejemplo, los dibujos pueden contener vínculos a archivos de imágenes, y las tablas vínculos a bases de datos.
Otro problema es la necesidad de obtener e implementar SDK de servidor para todos los formatos de archivo, a fin de hacer posible la indización automática de los documentos a medida que se envían al archivo. Como resultado, la gran variedad de formatos de documentos electrónicos genera una enorme gastos de tiempo y recursos a la empresa debido a las pruebas de compatibilidad del módulo de archivo con cada SDK instalado. Además, está el hecho de que los documentos creados con la ayuda de programas que no tienen SDK de servidor no son accesibles para la indización automática.
Parece evidente que el almacenamiento de diversos tipos de documentos en un solo formato es un requisito necesario para un archivo electrónico corporativo.
Actualmente, la opción de un solo formato para un sistema de flujo documental se reduce a elegir entre Adobe PDF y TIFF. Ambos formatos están estandarizados por el comité ISO para el intercambio y almacenamiento de documentos electrónicos. Sin embargo, la estructura de los archivos PDF es demasiado complicada y la implementación de una funcionalidad completa para trabajar con archivos de este formato requerirá varios años. Por lo tanto, el mercado de SDK de servidor para la automatización del acceso a datos en el formato PDF permanece casi exclusivamente en el dominio de Adobe, el fabricante que ha desarrollado este formato. Hay que mencionar que esta situación del mercado permite a Adobe asignar altos precios a sus productos.
La estructura de los archivos TIFF es mucho más simple. Por lo tanto, una solución de trabajo con documentos en este formato no sólo es más asequible, sino también más variada, ya que hay muchos desarrolladores independientes disponibles. Al elegir TIFF como único formato, puede tener la seguridad de que los documentos que llegan al archivo siempre serán legibles, ya que en la selección de programas instalados en todos los sistemas operativos siempre se incluye un programa para la visualización de este formato. La indización de documentos en formato TIFF no sólo es sencilla, sino que, con frecuencia, no genera costos. Existen en el mercado miles de programas, incluidos los gratuitos, que hace un excelente trabajo en este área.
Una ventaja adicional de la conversión de documentos a TIFF antes de archivarlos es que, al estar en un formato de mapa de bits, es como si "capturásemos" una instantánea de su contenido dentro de ellos mismos. Esta características no sólo permite visualizarlos sin distorsiones en cualquier equipo, sino que también los protege de modificaciones y añadidos accidentales, y hace más difícil su copia no autorizada.
Para una rápida conversión a TIFF, fCoder Group, Inc. recomienda el uso de Universal Document Converter, un producto registrado de creación propia. Una función característica de Universal Document Converter es que, después de su instalación, aparece en la lista de impresoras. Para exportar documentos al formato requerido, todo lo que tiene que hacer es "imprimirlos" con el dispositivo de impresión virtual. Las copias de los documentos y diseños resultantes siempre se corresponderán con los originales ya que todos los programas presentan e imprimen sus propios archivos nativos mucho mejor que los productos de desarrolladores independientes.
Es posible configurar Universal Document Converter de forma que guarde los archivos en el servidor de archivos inmediatamente después de su conversión a TIFF. Como resultado, desde el punto de vista del usuario habitual del sistema de flujo documental, el proceso de envío de documentos al archivo será simplemente enviarlos a impresión a través de una impresora con el nombre "Universal Document Converter". Como todos los empleados de una empresa pueden imprimir un documento, no tendrá que dedicar tiempo a la formación del personal.
La facilidad de uso y las infinitas posibilidades de implementación de Universal Document Converter lo convierten en una herramienta de gran popularidad y uso continuo por los profesionales de muchos países. Use Universal Document Converter en su sistema de archivo de documentos y comprobará que el flujo documental corporativo puede gestionarse con plena sencillez y eficacia.
